Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung für Mitarbeiter oder Stellenbewerber
Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten von Stellenbewerbern, Leiharbeitskräften/Payroll-Mitarbeitern, Praktikanten und Arbeitnehmern.
Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erheben und verwenden, weil dies zur Absolvierung des Bewerbungsverfahrens oder im Rahmen von Schließung und Durchführung eines (möglichen) Arbeitsvertrages / Praktikumsvertrages/ Zeitarbeitsvertrages erforderlich ist. Außerdem werden bestimmte personenbezogene Daten für die Einhaltung und Ausführung des für uns maßgeblichen Tarifvertrages benötigt. Ferner erheben und verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung bestimmter gesetzlicher Pflichten. Gegenstand dieser gesetzlichen Pflichten ist unter anderem die Festlegung zu entrichtender Steuern und Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers.
Eingedenk dessen sind Sie verpflichtet, uns die dafür benötigten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie uns keine oder nur unzureichende personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, kann es sein, dass wir mit Ihnen kein Bewerbungsverfahren durchlaufen, einen (möglichen) Arbeitsvertrag / Praktikumsvertrag / Zeitarbeitsvertrag nicht erfüllen und unseren gesetzlichen Pflichten nicht genügen können.
Sollten Sie (Payroll-) Arbeitnehmer oder Praktikant sein, dann nutzen wir Ihre Daten für die Abfassung, Erfüllung und Beendigung des Arbeits- oder Praktikumsvertrages oder des Arbeitsverhältnisses. Dazu zählen unter anderem:
- Die Behandlung von Personalangelegenheiten
- Feststellung und Auszahlung von Gehalt, Vergütungen und anderen Geldbeträgen; en
- Feststellung und Entrichtung fälliger Steuern, Sozialversicherungsbeiträge sowie anderer in Ihrem Status als Arbeitnehmer oder Praktikant gründenden steuerlichen Pflichten.
Sollten Sie Stellenbewerber sein, nutzen wir Ihre Daten für die mit Ihnen zum Verlauf des Bewerbungsverfahrens notwendige Kommunikation, die Beurteilung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle oder auch die Behandlung der Ihnen entstehenden Kosten.
Sollten Sie Zeitarbeitnehmer sein, dann nutzen wir von der Zeitarbeitsfirma zur Verfügung gestellten Daten für die Beurteilung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle und für die Erfüllung des Zeitarbeitsvertrages.
Übermittlung an Dritte
Es ist möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte übermitteln. Bei diesen Dritten kann es sich um Behörden, aber auch um Akteure handeln, die in unserem Auftrag Arbeiten durchführen oder auch Dritte, denen wir im Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag (und dessen Erfüllung) pflichtgemäß Daten zu übermitteln haben. Dabei geht es um folgende Dritte:
- das Finanzamt ;
- die Arbeitsvermittlung UWV ;
- unseren betriebsärztlichen Dienst / Betriebsarzt ;
- die Aufsichtsbehörde für soziale Angelegenheiten und Beschäftigung ;
- den Pensionsfonds
- die Verleihfirma;
- den Ausfallversicherer ;
- unseren Wirtschaftsprüfer / Buchhalter / Lohn- und Gehaltsverwalter ;
- eventuelle Beantragung von Fördermitteln
In manchen Fällen ist die Offenlegung Ihrer Daten gegenüber Dritten zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften erforderlich, wie beispielsweise bei der Übermittlung an das Finanzamt, die Arbeitsvermittlung UWV, den betriebsärztlichen Dienst / Betriebsarzt, den (vorgeschriebenen) Pensionsfonds und die Aufsichtsbehörde für soziale Angelegenheiten und Beschäftigung.
In anderen Fällen ist die Übermittlung zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen (Arbeits-)Vertrages erforderlich, wie beispielsweise bei der Übermittlung an die Verleihfirma. An der Übermittlung Ihrer Daten an unseren Ausfallversicherer haben wir ein berechtigtes Interesse, weil wir gegebenenfalls Anspruch auf eine Versicherungsleistung geltend machen können
Außerdem gibt es Dritte, die in unserem Auftrag Tätigkeiten durchführen, wie Wirtschaftsprüfer / Buchhalter / Gehaltsverwalter. An dieser Übermittlung Ihrer Daten haben wir ein berechtigtes Interesse. Diese Tätigkeiten sind (unter anderem) aufgrund der aufseiten der genannten Personen vorhandenen Kompetenz und Fachexpertise ausgelagert worden. Zur Erfüllung des mit mit Ihnen geschlossenen (Arbeits-)Vertrages braucht der Wirtschaftsprüfer / Buchhalter / Gehaltsverwalter Ihre personenbezogenen Daten.
Außerdem nutzen wir für die Speicherung (von Teilen) unserer Personal- und Gehaltsverwaltung, in der Ihre personenbezogenen Daten erfasst sind, externe Servicekapazität. Aus diesem Grund werden Ihre personenbezogenen Daten unserem Serviceprovider übermittelt. Darüber hinaus nutzen wir für E-Mails und andere Dateien Microsoft Office sowie die dazugehörenden Speichermöglichkeiten. Wir verbinden mit diesen beiden Übermittlungen ein berechtigtes Interesse, weil wir die Daten digital speichern möchten und deren Verarbeitung und Auslagerung diverse Vorteile bietet.
Aufbewahrungszeitraum für personenbezogene Daten
Wir löschen Ihre Bewerbungsdaten spätestens 4 Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern uns von Ihnen keine Einwilligung dazu vorliegt, Ihre Daten für die Dauer von maximal 1 Jahr zu speichern.
Die ausweislich der Gehaltsverwaltung für Steuerfragen wichtigen Daten speichern wir nach Ihrem Dienstantritt für die Dauer von 7 Jahren. Zur Einhaltung dieser Aufbewahrungsfrist sind wir gesetzlich verpflichtet. Lohnsteuererklärungen sowie eine Kopie Ihres Personalausweise bewahren wir nach Beendigung Ihres Dienstverhältnisses für die Dauer von 5 Jahren auf. Auch zu dieser Aufbewahrungsfrist sind wir gesetzlich verpflichtet.
Andere Daten der Personal- oder Gehaltsverwaltung unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von höchstens 2 Jahren nach Beendigung Ihres Dienstverhältnisses, sofern nicht bestimmte personenbezogene Daten einer uns obliegenden (Aufbewahrungs-)Pflicht obliegen oder im Rahmen eines Arbeitskonflikts oder Rechtsstreit benötigt werden. Als ‘andere Daten der Personal- oder Gehaltsverwaltung’ gelten beispielsweise Arbeitsverträge, Berichte zu Beurteilungs- oder Funktionsgesprächen, Schriftwechsel zu Bestellung, Höherstufung, Herabstufung und Entlassung, Zeugnissen sowie Angaben zu Fehlzeiten.
Ihre Rechte
Sie können bei uns Einsicht In Ihre personenbezogenen Daten verlangen. Gegebenenfalls können Sie bei uns auch eine Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten oder Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
Darüber hinaus können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen. Sie können bei uns gegen die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten auch Widerspruch geltend machen. Sollten Sie der Ansicht sein, dass wir mit Ihren personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß umgehen, können Sie bei der für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zuständigen Behörde, der Autoriteit Persoonsgegevens, Beschwerde einreichen. Schlussendlich können Sie von uns verlangen, Ihre personenbezogenen Daten bei einem Dritten zu erheben oder diese Daten einem Dritten zu übertragen.
Die vorbezeichneten Rechte können Sie jedoch nicht unter allen Umständen geltend machen. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise im Interesse der Einhaltung von Rechtsvorschriften benötigen, können Sie keinen Widerspruch geltend machen oder eine Löschung beantragen
Mit Fragen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an :
Total Systems, Industrieweg 31, NL-1775 PV, Middenmeer,
T +31-(0)227 50 12 11, info@totalsystems.nl.
Mit Fragen oder Auskunftsersuchen zu weiterführenden Informationen zu Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen können Sie sich natürlich direkt an uns wenden.