Declaración de privacidad

Declaración de privacidad de empleados o solicitantes de empleo

Recogida y uso de datos personales de solicitantes de empleo, trabajadores puestos a disposición o subcontratados, becarios y empleados.

Nos gustaría informarle de que recogemos y usamos los datos personales que nos facilita porque es necesario para realizar el proceso de selección o para cerrar y ejecutar un (posible) contrato laboral/de prácticas/de puesta a disposición. Además, hay ciertos datos personales que son necesarios para cumplir y ejecutar las disposiciones del convenio colectivo vigente para nosotros. También recogemos y usamos sus datos personales para poder cumplir ciertas obligaciones legales. Estas obligaciones legales tienen que ver, por ejemplo, con la determinación y asignación de impuestos y cotizaciones para empleados.

Habida cuenta de esta necesidad, usted está obligado/a a facilitarnos los datos personales necesarios a tal fin. Si no nos facilita sus datos personales, o no los suficientes, es posible que no podamos llevar a cabo con usted un proceso de selección, cerrar y ejecutar un (posible) contrato laboral/de prácticas/de puesta a disposición o cumplir nuestras obligaciones legales.

Si es usted empleado/a (subcontratado/a) o becario/a, utilizamos sus datos para redactar, ejecutar y rescindir el contrato laboral o de prácticas, o bien la relación laboral. Esto incluye lo siguiente:

  1.  el tratamiento de asuntos de personal;
  2.  el cálculo y desembolso de salarios, compensaciones y otros importes; y
  3.  el cálculo y desembolso de posibles impuestos, cotizaciones y otras obligaciones fiscales para con usted como empleado/a o becario/a.

Si es usted solicitante de empleo, utilizamos sus datos para poder comunicarnos con usted acerca del transcurso del proceso de selección, la evaluación de su idoneidad para un puesto vacante existente o futuro y, dado el caso, la liquidación de los gastos sufridos por usted.

Si es usted trabajador/a puesto/a a disposición, utilizamos los datos que recibimos de la empresa de trabajo temporal para evaluar su idoneidad para un puesto vacante existente o futuro y para la ejecución del contrato de puesta a disposición.

Transmisión a terceros

Es posible que transmitamos sus datos personales a terceros. Estos terceros pueden ser organismos gubernamentales, pero también empresas que realicen tareas por encargo nuestro o con quienes tengamos la obligación de facilitarles datos en relación con (la ejecución de) un contrato de trabajo. Se trata de las siguientes organizaciones:

  • la agencia tributaria;
  • el UWV;
  • nuestro departamento de seguridad laboral/el médico de empresa;
  • la inspección del Ministerio de Asuntos Sociales y Empleo;
  • el fondo de pensiones;
  • la empresa de arrendamiento;
  • la aseguradora de absentismo laboral;
  • nuestro contable/contador/administrador de nóminas;
  • posibles solicitudes de subsidios.

A veces, facilitar sus datos a un tercero es necesario para poder cumplir la ley, como es el caso de la comunicación de datos a la agencia tributaria, el UWV, la agencia de seguridad laboral/el médico de empresa, el fondo de pensiones (obligatorio) y la inspección del Ministerio de Asuntos Sociales y Empleo. 

En otros casos, la transmisión es necesaria para poder ejecutar el contrato (laboral) con usted, por ejemplo, al transmitirlos a la empresa de arrendamiento. Al facilitar sus datos a nuestra empresa de seguros de absentismo laboral tenemos un interés legítimo, a saber, tener derecho así al cobro del seguro.

Además, existen empresas que realizan actividades por encargo nuestro, como el contable/contador/administrador de nóminas. Esta transmisión de sus datos constituye un interés legítimo para nosotros. Estas actividades son encargadas, entre otros motivos, debido a los conocimientos y experiencia que posee nuestro contable/contador/administrador de nóminas. Para ejecutar el contrato (laboral) que tenemos con usted, el contable/contador/administrador de nóminas necesita sus datos personales.

Por otra parte, también utilizamos alojamiento en servidores externos para almacenar (parte de) nuestra administración de personal y nóminas, de la cual forman parte sus datos personales. Por este motivo, sus datos personales se facilitan a nuestro proveedor de servidor. Además, utilizamos Microsoft Office con sus correspondientes posibilidades de almacenamiento de mensajes de correo electrónico y otros archivos. En estos dos tipos de transmisión de datos tenemos un interés legítimo, porque queremos guardar y tratar los datos digitalmente, y la externalización de estos procesos presenta diferentes ventajas.

Plazo de conservación de los datos personales

Eliminamos los datos de su candidatura como máximo cuatro semanas después de finalizar el proceso de selección, a no ser que usted nos haya dado su consentimiento para guardarlos por un periodo máximo de un año.

Los datos personales procedentes de la administración de nóminas que tengan relevancia fiscal los guardamos durante un periodo de siete años a partir del momento en que se acabe su contratación. Este periodo de conservación está relacionado con una obligación legal que tenemos nosotros. Las declaraciones del impuesto sobre los rendimientos del trabajo y una copia de su carné de identidad las guardamos cinco años después de finalizar su relación laboral con nosotros. También este periodo de conservación está relacionado con una obligación legal que tenemos nosotros.

Para otros datos procedentes de la administración de personal y nóminas aplicamos un periodo de conservación máximo de dos años una vez finalizada nuestra relación laboral con usted, a no ser que suceda que necesitemos ciertos datos personales para cumplir alguna obligación (de conservación) legal o si existe un conflicto laboral o un proceso judicial. Ejemplos de «otros datos procedentes de la administración de personal y nóminas» son contratos de trabajo, actas de entrevistas de evaluación y reuniones de evaluación del desempeño, correspondencia acerca de nombramientos, promociones, degradaciones y despidos, certificados y datos administrativos sobre absentismo laboral.

Sus derechos

Usted tiene derecho a solicitarnos ver sus propios datos personales. Si procede, nos puede solicitar completar sus datos personales o modificar errores.

Además, tiene derecho a pedir que se borren sus datos personales o a limitar su uso. También puede oponerse a que recojamos y utilicemos sus datos. Si considera que sus datos personales no han sido tratados correctamente, puede presentar una queja al respecto ante la organización que controla las normas sobre privacidad, la Autoridad Neerlandesa de Protección de Datos. Por último, puede pedirnos que le facilitemos sus datos personales o que los transmitamos a un tercero.

Usted no puede ejercer los derechos aquí descritos en cualquier circunstancia. Por ejemplo, si necesitamos sus datos personales para cumplir la ley, entonces no puede oponerse ni solicitar su eliminación.

Para poder ejercer sus derechos, puede dirigirse a:

Total Systems, Industrieweg 31, 1775 PV, Middenmeer,
T 0227 50 12 11, info@totalsystems.nl.

Por supuesto, también puede ponerse en contacto con nosotros para resolver sus dudas o recibir más información sobre la recogida y el uso de sus datos personales.